PRIVACY VERKLARING.

INLEIDING

Deze privacy verklaring (hierna “Privacy Verklaring”) gaat uit van:

Naam onderneming	GeoDynamics NV
Maatschappelijke zetel	Dumolinlaan 9, 8500 Kortrijk
BTW nummer	BE-0421.226.656
RPR	Gent, afdeling Kortrijk
Opgericht onder	Belgisch recht

In deze Privacy Verklaring zal voortaan naar ons worden verwezen als “GeoDynamics”, “wij” of “ons”. Wanneer begrippen met een hoofdletter worden geschreven in deze Privacy Verklaring dan hebben zij de betekenis zoals hier vermeld of zoals vermeld in artikel 1 van de Algemene Voorwaarden van GeoDynamics.

SCOPE PRIVACY VERKLARING

Deze Privacy Verklaring is bestemd voor iedereen (klant of niet) die op één of andere manier – zoals hierna verder toegelicht – persoonsgegevens met ons deelt. We vinden het belangrijk om u op een heldere manier toe te lichten waarom we bepaalde informatie van u nodig hebben en wat we met uw persoonlijke gegevens doen. Dit niet alleen omdat we hiertoe wettelijk verplicht zijn, maar vooral omdat transparantie en uw privacy van essentieel belang is voor ons. Wij begrijpen dat uw vertrouwen in ons het belangrijkste kapitaal is van GeoDynamics.

Deze Privacy Verklaring is aldus onder meer van toepassing op (i) onze Website (https://www.geodynamics.be) en sub-webpagina’s, (ii) onze Tool en (iii) alle (commerciële) relaties tussen GeoDynamics en haar klanten, prospecten, leveranciers en business partners.

GeoDynamics wil benadrukken dat zij te allen tijde tracht te handelen in overeenstemming met de “Privacy Wetgeving”, te weten (i) de Belgische Privacywet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, (ii) de EU Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG en (iii) de (toekomstige) Belgische wetgeving met betrekking tot de implementatie van deze EU Verordening.

Daarom trachten wij u steeds de mogelijkheid te bieden om deze Privacy Verklaring te raadplegen vóór u persoonlijke informatie met ons deelt.

Het bezoeken van de Website, beroep doen op onze diensten, het inschrijven op de nieuwsbrief en/of voor een opleiding/workshop/seminarie, alsook enige communicatie met GeoDynamics impliceert uw uitdrukkelijke goedkeuring (door middel van mededeling van uw persoonsgegevens of opt-in) van de Privacy Verklaring en aldus van de manier waarop wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en verwerken.

Om een volledig beeld te hebben van hoe we met uw persoonlijke gegevens omspringen, lees je best ook onze Cookie Policy .

SOORTEN PERSOONSGEGEVENS

GeoDynamics kan volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken:

Naam
Voornaam
Woonadres
E-mailadres
Bedrijfsnaam
Telefoonnummer (vast/gsm/persoonlijk)
Beroep of functie binnen de onderneming (optioneel)
Bedrijfsadres
Gebruikersnaam
Camerabeelden (enkel bij bezoek van onze vestiging)
Gebruikersinformatie (Website)
Informatie betreffende het gebruik dat u maakt van de Website en het platform van GeoDynamics (zoals maar niet beperkt tot een IP-adres)
Alle andere persoonsgegevens vrijwillig overgedragen aan GeoDynamics (bv. tijdens correspondentie)

GeoDynamics verzamelt tevens automatisch betreffende het gebruik dat u maakt van de Website en/of de Tool. Zo zal GeoDynamics, bijvoorbeeld, automatisch loggen welke onderdelen u bezoekt van de Website en/of de Tool, van welke webbrowser u gebruik maakt, welke website u bezocht wanneer u toegang kreeg tot de Website en/of Tool. Wij kunnen u niet identificeren op grond van deze gegevens, maar het laat GeoDynamics toe om statistieken op te maken betreffende het gebruik van de Website of de Tool.

WIJZE VAN VERZAMELING VAN PERSOONSGEGEVENS

Deze persoonsgegevens worden verzameld bij resp. in kader van:

Het aanvragen van een demo / gratis demonstratie
Het aanvragen van een brochure / info documenten
Het opvragen van een offerte
De deelname van een event waar GeoDynamics instaat voor enkele diensten (zoals track and trace, tijdregistratie, …)
Invullen van een onboarding checklist
Bezoek van de Website
Het opzoeken/verzamelen van (financiële) informatie door GeoDynamics in databases
Het gebruik dat u maakt van de diensten van GeoDynamics (al dan niet middels de Tool)
Het inschrijven op de nieuwsbrief
Een service aanvraag (planning, hardware- en softwareproblemen)
Het inschrijven voor een opleiding / workshop / seminarie
Het invullen van het contactformulier
Correspondentie met en uitgaande van GeoDynamics (zoals onder meer via de chat op de Website en het platform van GeoDynamics, telefonisch, via email)
Het solliciteren voor een openstaande of spontane sollicitatie
Deelname aan wedstrijden
Het uitwisselen van business cards
Het verzamelen van beeldmateriaal (camerabewaking)
De verificatie van uw identiteit (bv. wanneer u beroep doet op de support afdeling van GeoDynamics of het herstellen van uw wachtwoord).

De door GeoDynamics verzamelde persoonsgegevens worden aldus uitdrukkelijk en vrijwillig door u verstrekt.

GEBRUIK PERSOONSGEGEVENS (DOELEINDEN VERWERKING)

GeoDynamics kan gebruik maken van uw persoonsgegevens voor:

Prospectie
De opmaak van een offerte (en het versturen ervan)
Het onboarden van nieuwe klanten
De aanmaak en versturing van (tijdelijke) logingegevens in het kader van events waar GeoDynamics instaat voor enkele diensten (zoals track and trace, tijdregistratie,…)
Bezoek van de Website
Agenda planning om een demonstratie te geven
Contactopname na een (service)aanvraag / vacature via de Website
Contacteren van deelnemers en winnaar(s) van een wedstrijd en, desgevallend, bekendmaking van de winnaar(s) op de Website, Tool, social media kanalen van GeoDynamics en/of de nieuwsbrief van GeoDynamics
Follow-up na een meeting dan wel van de overeenkomst met GeoDynamics
Het bevestigen van een inschrijving opleiding / workshop / seminarie
De uitvoering van de overeenkomst
Het beantwoorden van vragen (al dan niet gesteld via de chat op de Website en de Tool van GeoDynamics / contactformulier / service aanvraag)
Het registreren (‘loggen’) van problemen die worden gemeld met betrekking tot de diensten van GeoDynamics
Het informeren van installateurs met betrekking tot nieuwe opdrachten
Het verstrekken van support
Het verzenden van gerichte marketing en reclame, updates, nieuwsbrieven en promotionele aanbiedingen op grond van uw communicatievoorkeur
Het verzenden van facturen, pakketten en uitnodigingen
Het invordering van betalingen en het voeren van de boekhouding
Het optimaliseren van de kwaliteit, het beheer en de inhoud van de Website en/of de Tool, inclusief monitoring van uw gebruik daarvan
Het opstellen van statistieken
Het beheren van documenten
Het uitvoeren van klantentevredenheidsonderzoeken, -enquêtes en andere marktonderzoeken
Het beveiligen van de gebouwen/vestigingen van GeoDynamics
Het verkrijgen van betalingservaringen met prospecten
Het contacteren van ex-klanten in het kader van prospectiewerkzaamheden

De verwerking vindt plaats op onderstaande rechtsgronden, naar gelang het geval:

U hebt toestemming gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor één of meer specifieke doeleinden
De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst met GeoDynamics of om op uw verzoek vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen
De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op GeoDynamics rust
De verwerking is noodzakelijk om uw vitale belangen of die van een andere natuurlijke persoon te beschermen
De verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang
De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van GeoDynamics of van een derde, behalve wanneer uw belangen of grondrechten en uw fundamentele vrijheden die tot bescherming van persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen (met name wanneer u minderjarig bent)

DOORGIFTE PERSOONSGEGEVENS AAN DERDEN

GeoDynamics zal uw persoonsgegevens niet openbaar maken aan derden, tenzij wanneer dit noodzakelijk is voor de doeleinden zoals hierboven beschreven (zoals maar niet beperkt tot database management, het verzenden van nieuwsbrieven, het voeren van de boekhouding, het verwerken van betalingen of het verkrijgen van handelsinformatie (zoals betalingservaringen)). In dit kader zullen uw persoonsgegevens mogelijks doorgegeven worden aan payment providers, softwareleveranciers, intra-groepsvennootschappen (zoals de moedervennootschap van GeoDynamics), boekhouders, cloud partners en handelsinformatiekantoren.

GeoDynamics verbindt er zich in elk geval toe om met deze derden een dataverwerkingsovereenkomst af te sluiten, dewelke de nodige garanties bevat betreffende confidentialiteit en privacy conformiteit van uw persoonsgegevens.

Onverminderd het voorgaande, is het evenwel mogelijk dat GeoDynamics uw persoonsgegevens openbaar maakt:

Aan de bevoegde autoriteiten (i) wanneer GeoDynamics hiertoe verplicht is op grond van de wet of in het kader van een gerechtelijke of een toekomstige gerechtelijke procedure en (ii) ter vrijwaring en verdediging van onze rechten;
Wanneer GeoDynamics of nagenoeg al haar activa wordt overgenomen door een derde partij, in welk geval uw persoonsgegevens – dewelke GeoDynamics heeft verzameld – een van de overgedragen activa zal zijn.

In alle overige gevallen zal GeoDynamics uw persoonsgegevens niet verkopen, verhuren of doorgeven aan derde partijen, tenzij wanneer zij (i) hiervoor uw toestemming heeft bekomen en (ii) met de betreffende derde partij een dataverwerkingsovereenkomst heeft afgesloten, dewelke de nodige garanties bevat betreffende confidentialiteit en privacy conformiteit van uw persoonsgegevens.

BEWAARTERMIJN PERSOONSGEGEVENS

Tenzij wanneer een langere bewaartermijn vereist of gerechtvaardigd is (i) door de wet of (ii) door de naleving van een andere wettelijke verplichting, bewaart GeoDynamics uw persoonsgegevens slechts gedurende de periode die noodzakelijk is voor het behalen en het vervullen van de doelen, zoals beschreven in de Privacy Verklaring onder ‘gebruik persoonsgegevens’.

UW PRIVACY RECHTEN

In het kader van de verwerking van uw persoonsgegevens, beschikt u over volgende privacy rechten:

Recht op toegang tot de persoonsgegevens die GeoDynamics mogelijks over u beschikt
Recht op rectificatie en het vervolledigen of updaten van uw persoonsgegevens
Recht op schrapping van uw persoonsgegevens (‘right to be forgotten’). GeoDynamics wenst u erop te wijzen dat in dit kader bepaalde diensten niet meer toegankelijk zullen zijn en/of niet meer kunnen worden geleverd indien u zelf bepaalde essentiële persoonsgegevens verwijdert resp. GeoDynamics verzoekt deze te verwijderen
Recht op een beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens
Recht op overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens
Recht van bezwaar/verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens

Wanneer u uw privacy rechten wenst uit te oefenen, gelieve dan contact op te nemen met privacy@geodynamics.be of dit formulier in te vullen en aan GeoDynamics te bezorgen via e-mail of per post.

In principe, kan u uw privacy rechten kosteloos uitoefenen middels bovenvermeld formulier.

Indien u geen nieuwsbrieven of informatie over onze diensten meer wilt ontvangen, kunt u zich op elk moment uitschrijven door te klikken op de knop “uitschrijven”, zoals onderaan voorzien in elke e-mail van GeoDynamics.

BEVEILIGING PERSOONSGEGEVENS

GeoDynamics verbindt er zich toe om redelijke, fysieke, technologische en organisatorische voorzorgsmaatregelen te nemen met het oog op het voorkomen van (i) ongeoorloofde toegang tot uw persoonsgegevens, alsook (ii) verlies, misbruik of wijziging van uw persoonsgegevens.

GeoDynamics zal alle persoonsgegevens, dewelke zij heeft verzameld, bewaren in de cloud (met datacenter(s) binnen de EU).

Niettegenstaande (i) het veiligheidsbeleid van GeoDynamics, (ii) de controles die zij uitvoert en (iii) de handelingen die zij stelt in dit kader, kan een onfeilbaar niveau van veiligheid niet worden gegarandeerd. Geen enkele methode van overdracht of doorgifte via het internet noch enige methode van elektronische opslag is 100% veilig, zodoende kan GeoDynamics in dit kader geen absolute veiligheid garanderen.

Meer info over hoe wij onze beveiliging van data aanpakken, kan u vinden op deze pagina.

GRENSOVERSCHRIJDENDE VERWERKING PERSOONSGEGEVENS

Elke doorgifte van Persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (‘EER’) aan een ontvanger met woonplaats of statutaire zetel in een land dat niet valt onder een door de Europese Commissie uitgevaardigd adequaatheidsbesluit, is onderworpen aan één of meer van de hierna opgesomde en door de Europese Commissie goedgekeurde waarborgen:

Het sluiten van een ‘data transfer agreement’ met dergelijke ontvanger, dewelke de ‘Standard Contractual Clauses’ bevat zoals bepaald in het Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914 van de Europese Commissie van 4 juni 2021, met inbegrip van de uitvoering van een ‘data transfer impact assessment’ (DTIA), en/of
Bindende bedrijfsvoorschriften, en/of
Certificeringsmechanismen

UPDATE PRIVACY VERKLARING

GeoDynamics is gerechtigd om deze Privacy Verklaring te updaten door een nieuwe versie op de Website te plaatsen waarbij GeoDynamics de datum van herziening zal aangeven bovenaan dit document. Het is dit kader ten zeerste aangewezen om regelmatig de Website en de betreffende pagina waarop de Privacy Verklaring wordt weergegeven, te raadplegen om zeker te zijn dat u kennis hebt van enige wijzigingen.

VERWIJZINGEN NAAR ANDERE WEBSITES

De Website kan mogelijks hyperlinks bevatten naar andere websites. Wanneer u één van deze links aanklikt, gaat u mogelijks naar een andere website of internetbron die bewust of via cookies of andere technologieën informatie over u zou kunnen verzamelen. GeoDynamics draagt geen enkele verantwoordelijkheid, aansprakelijkheid of controlebevoegdheid over deze andere websites of internetbronnen, noch over hun inzameling, gebruik en verspreiding van uw persoonsgegevens. U dient zelf het privacy beleid van deze andere websites en internetbronnen na te kijken zodoende te kunnen oordelen of zij in overeenstemming met de Privacy Wetgeving handelen.

CONTACT

Indien u vragen of opmerkingen heeft over de Privacy Verklaring of over de wijze waarop de GeoDynamics uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt of verwerkt, gelieve ons te contacteren:

Via e-mail: privacy@geodynamics.be
Via de post: GeoDynamics NV, Dumolinlaan 9, 8500 Kortrijk, België ter attentie van de DPO

Indien u ontevreden bent omtrent de manier waarop GeoDynamics deze vragen of opmerkingen heeft behandeld of wanneer u enige klachten heeft over de manier waarop GeoDynamics uw gegevens verzamelt, gebruikt of verwerkt, kan u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Datum laatste aanpassing: 25/01/2024